Rutine Åpenhetsloven

Rutine for oppfyllelse av plikter etter åpenhetsloven for Fjogstad AS m/datterselskap

FORMÅL

Rutinen skal bidra til at vår virksomhet og vårt samarbeid med leverandører fremmer åpenhetslovens formål. Det innebærer respekt for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i forbindelse med produksjon av varer og levering av tjenester, og å sikre allmennheten tilgang til informasjon om hvordan virksomheter håndterer negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.

Rutinen skal sikre at vår virksomhet oppfyller krav til å utføre og redegjøre for aktsomhetsvurderinger, samt ivareta informasjonsplikten i åpenhetsloven. 

OMFANG

Rutinen omfatter aktsomhetsvurderinger knyttet til direkte og indirekte innkjøp i vår virksomhet. Aktsomhetsvurderingen skjer etter en risikobasert tilnærming.

ANSVAR

Administrerende direktør er overordnet ansvarlig for rutinen og skal i samråd med fagansvarlige sikre at det blir gjennomført aktsomhetsvurderinger i de ulike deler av vår virksomhets forretningsområder.

BESKRIVELSE

Gjennomføring av aktsomhetsvurderinger skal baseres på OECDs modell for aktsomhetsvurderinger for ansvarlig næringsliv:

GJENNOMFØRING AV AKTSOMHETSVURDERINGER

Aktsomhetsvurderinger skal gjennomføres etter følgende arbeidsmetodikk:

• Det skal avholdes arbeidsmøte for gjennomføring av aktsomhetsvurderinger minst 1 gang pr. år. 
• I arbeidsmøtet foretas risikokartlegging knyttet til våre innkjøp av varer og tjenester. 
• Vi skal søke tilgjengelig informasjon om leverandørkjeder og kartlegging av risiko fra bransjeforeninger som vi er tilknyttet og fra andre aktører.  
• Basert på risikokartlegging og prioritering/vesentlighetsvurdering skal områder for forbedring og tiltak prioriteres.
• Resultatet av risikokartlegging dokumenteres i en skriftlig redegjørelse. Den skriftlige redegjørelsen fra våre aktsomhetsvurderinger legges i tråd med åpenhetsloven ut lett tilgjengelig på vår virksomhets nettside. 
• Vi opplyser i tråd med åpenhetsloven i årsberetningen om hvor redegjørelsen er tilgjengelig og oppdaterer og offentliggjør redegjørelsen innen 30. juni hvert år.

Tiltak for å stanse, forebygge og redusere negativ påvirkning/skade

• Basert på risikokartlegging og prioritering/vesentlighetsvurdering skal konkrete tiltak vurderes og besluttes av fagansvarlige. 
• Tiltak kan gjennomføres direkte ovenfor leverandører/grossister fra vår virksomhet eller ved en felleshenvendelse fra bransjen gjennom bransjeforening eller andre samarbeidspartnere.

Endringer:

• Dersom vår virksomhet innen et innkjøpsområde blir kjent med at det kan være vesentlige endringer i leverandørkjeder skal fagansvarlige følge opp dette og eventuelt sørge for revidering av aktsomhetsvurderinger og dokumentere dette i en skriftlig redegjørelse.

OPPFØLGING AV TILTAK OG DERES EFFEKT

• I arbeidsmøtet (ref. punktet om aktsomhetsvurderinger over) skal fagansvarlige/innkjøpere, sørge for oppfølging og evaluering av tiltak.

AVVIK

• Ved mistanke om brudd på kontraktsforpliktelser knyttet til åpenhetsloven skal avvik meldes fagansvarlig.
• Fagansvarlig vil følge opp ovenfor innkjøp og respektive leverandør til vår virksomhet. 
• Avviksbehandling dokumenteres i en skriftlig redegjørelse.

BEHANDLING AV INFORMASJONSKRAV

• Enhver har ihht. åpenhetsloven ved skriftlig forespørsel rett på informasjon om hvordan vår virksomhet håndterer faktiske og potensielle negative konsekvenser knyttet menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i våre leverandørkjeder. Dette omfatter både generell informasjon og informasjon knyttet til en særskilt vare eller tjeneste som virksomheten tilbyr.
• Dersom vi mottar krav om informasjon, skal fagansvarlig/ innkjøper kontaktes for besvarelse og håndtering av informasjonskravet.

REFERANSER OG TILKNYTTEDE DOKUMENTER

• Lov om virksomheters åpenhet og arbeid med grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold (åpenhetsloven, LOV-2021-06-18-99).
• BNLs veileder for valg av seriøse aktører med henvisning til åpenhetsloven og relevante maldokumenter (mal for avklaringsmøte, samt spesielle kontraktsbestemmelser mv.).